Pentingnya Invoice Pembayaran Dalam Proses Transaksi Bisnis

Berbicara tentang bisnis pasti tidak akan jauh dari hal-hal yang berkaitan dengan keuangan dan transaksi bisnis. Dalam urusan keuangan dan transaksi bisnis, kita perlu mengenal istilah invoice atau dalam bahasa Indonesia disebut faktur. Invoice akan sering ditemui dalam kegiatan berbisnis. Tidak hanya bagian keuangan, bidang pekerjaan lain di perusahaan seperti marketing, dan pengarsipan juga akrab dengan penggunaan invoice.  Invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk pernyataan penagihan oleh penjual kepada pembeli, dimana invoice tersebut detail produk atau jasa yang digunakan oleh pembeli.

Pihak penjual biasanya akan mengisinya dengan detail informasi transaksi seperti nama barang, jenis, harga satuan, jumlah yang dibeli, hingga nominal yang harus dibayarkan oleh pembeli. Tidak hanya itu, tanggal dilakukannya pembelian juga harus tercantum dalam dokumen tersebut. 

Invoice dibuat dan dicetak oleh penjual dalam tiga rangkap, dimana setiap rangkapnya memiliki peran dan fungsinya masing-masing. Rangkap pertama digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah melunasi pembayaran. Rangkap kedua sebagai pendataan di bagian penjualan. Sedangkan untuk rangkap ketiga atau rangkap yang terakhir berfungsi sebagai berkas laporan pada bagian keuangan.

Setiap rangkap tersebut juga dapat dijadikan sebagai bukti, jika transaksi dilakukan dengan sistem kredit. Selain menjadi bukti pembayaran, invoice juga dapat menjadi berkas penagihan dari pihak penjual yang harus dilunasi pihak pembeli. Pastinya sebelum invoice diberikan oleh penjual, kedua pihak harus menyepakati transaksi yang dilakukan dan dicantumkan pada dokumen pembelian. Namun, dalam beberapa kondisi, invoice juga dapat berupa notice atau kuitansi. Selain itu, invoice juga dapat dijadikan sebuah jaminan dalam pengajuan pinjaman. Oleh sebab itu, periksa segala bentuk berkas yang merupakan invoice di perusahaan agar kinerjanya dapat diukur dengan lebih cermat dan seksama.

Apa pentingnya invoice pembayaran dalam transaksi bisnis?

invoice secara umum memiliki kegunaan sebagai alat bukti pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Namun, pada transaksi bisnis, invoice memiliki beberapa fungsi antara lain:

• Sebagai informasi mengenai produk/jasa yang dibeli konsumen kepada penjual
• Sebagai informasi terkait besaran tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen
• Sebagai bukti yang sah apabila produk/jasa yang telah tercantum dijual kembali oleh pihak lain
• Sebagai bukti yang sah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan
• Sebagai bukti apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan tagihan
• Sebagai agunan untuk mengajukan pinjaman modal

Nah, setelah mengetahui betapa pentingnya invoice baik dari sisi penjual maupun pembeli, sekarang Anda perlu memahami bagaimana membuat dokumen invoice yang benar. Begitu pentingnya invoice dalam transaksi bisnis maka dalam pembuatan invoice pun tidak boleh ceroboh. 

Baca juga: Cara Scan Barcode Menu Makanan Dari Smartphone Tanpa Aplikasi!

Beberapa hal yang harus dipahami dan diperhatikan dalam membuat invoice untuk transaksi bisnis

1. Detail Informasi yang Lengkap

Setelah proses transaksi disetujui oleh pihak penjual dan pembeli, invoice harus dibuat dengan detail informasi pengiriman yang lengkap. Jika pembuatannya dilakukan dengan tidak sesuai dengan kesepakatan, bukan tidak mungkin pihak pembeli akan membatalkan transaksi karena informasi yang tercantum dalam invoice kurang lengkap dan dikhawatirkan menimbulkan masalah pada waktu yang akan datang.

2. Identitas Pembeli dan Penjual

Identitas dari pembeli yang bersangkutan dan identitas penjual atau penagih juga harus dicantumkan di dalam invoice. Identitas tersebut harus berisikan profil perusahaan maupun lembaga yang mengirimkan barang atau jasa yang dipesan. Tujuannya agar risiko terjadinya kesalahan pengiriman pesanan dapat diminimalisir. Selain itu, juga agar invoice dapat dipertanggungjawabkan saat digunakan di kemudian hari.

3. Nomor Surat Pemesanan

Nomor surat pemesanan atau nomor invoice pembayaran juga wajib tercantum pada dokumen yang akan diberikan kepada konsumen.

4. Memperhatikan Jenis Transaksi yang Dilakukan

Perhatikan jenis transaksi yang dilakukan. Jika transaksi dan pengiriman barang diselesaikan secara bertahap, jenis yang harus dibuat oleh penjual adalah proforma invoice (faktur yang disediakan oleh pemasok sebelum menyediakan barang atau jasa). Namun, jika transaksi dapat diselesaikan dalam sekali pengiriman atau merupakan transaksi antar negara, maka jenis invoice yang dibuat adalah invoice standar atau konsuler.

5. Berisikan Rincian Informasi Produk atau Jasa

Informasi yang tercantum pun harus memuat rincian informasi dari produk atau jasa yang dibeli dengan tepat dan sesuai. Rincian tersebut meliputi nama barang, jumlah barang, dan harga per produknya. Informasi yang salah pada invoice akan membuat invoice tidak bisa berfungsi sebagaimana mestinya jika dibutuhkan kedepannya.

6. Jumlah Tagihan 

Invoice wajib memiliki informasi jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh konsumen termasuk jumlah pajak yang dibebankan. Dengan begitu, pembeli dapat segera membayar beban tagihan pembelian dan menyelesaikan transaksi dengan tepat.

Sebagai dokumen yang berisi informasi rinci atas pembelian barang atau jasa, invoice memiliki peranan yang cukup penting dalam kegiatan berbisnis. Fungsinya yang beragam dapat membantu melancarkan proses transaksi dan pencatatan pada laporan keuangan sebuah perusahaan. Pastikan setiap transaksi yang menggunakan invoice harus diteliti isi serta kegunaannya.

7. Diberikan Saat Purchase Order

Invoice juga harus diberikan saat pihak pembeli telah menandatangani purchase order atau saat semua barang sudah selesai dikirimkan oleh pihak penjual.